MRO : optimiser les achats indirects est l’un des enjeux clés de l’entreprise

optimiser les achats indirects d'une entreprise

Dans le monde des achats et des grandes entreprises, l’une des expressions que vous rencontrerez fréquemment est “MRO“. Beaucoup de gens l’utilisent sans vraiment comprendre ce qu’il signifie et à quel point il est important pour le fonctionnement continu et réussi de toute entreprise. Pourtant le marché de la MRO est en pleine explosion et bénéficie d’une croissance de 4,6% sur les 10 prochaines années selon le journaldelaviation.com (source)

Classée dans les achats indirects, la MRO fait souvent l’objet d’une approche décentralisée au vu du nombre de produits et de fournisseurs impliqués. A quoi sert-elle ? Comment en optimiser la gestion ? Nous vous répondrons point par point grâce à une stratégie achat en 3 étapes.

Qu’est-ce la MRO : définition

Les services et produits de maintenance, de réparation et de révision que l’on appelle MRO (un sigle emprunté à l’anglais et signifiant littéralement « Maintenance, Repair and Operations ») sont indispensables à la vie de l’entreprise, au maintien et à la qualité de la chaîne de production.

La MRO fait partie intégrante des achats indirects à l’entreprise (qui ne font pas partie de son coeur de métier), mais qui seront importants pour la bonne marche des opérations

Les enjeux des achats indirects

La MRO pourrait se résumer à l’ensemble des outils et fournitures associées à la maintenance, au nettoyage ou à la réparation des immobilisations d’une entreprises, c’est à dire, ses produits pour l’entretien des locaux, le matériel pour les machines ou encore ses outils d’entretien du matériel informatique (hardware).

La MRO est donc cette catégorie d’achat “invisibles” que l’on a tendance à placer dans la catégorie “autres biens et services”, tant ces produits sont variables, courants et difficiles à classer. Ils sont pourtant d’une importance capitale pour le bon fonctionnement d’une société.

Voici quelques exemples d’articles inclus dans une stratége d’achats indirect liés à la MRO :

  • Produits chimiques, lubrifiants, joints d’étanchéité, nettoyants
  • Fournitures de bureau
  • Outils de réparation, outils à main
  • Équipement de sécurité
  • Gants, manteaux et vêtements de travail
  • Batteries
  • Meubles, installations
  • Compresseurs, soupapes, pompes, courroies, moteurs
  • Matériel informatique, outils informatiques
  • Etc.

Pourquoi la MRO est-elle si importante ?

Nous l’avons tous constaté pendant la crise du covid-19 à quel point la mauvaise gestion des petites fournitures peuvent générer une grande confusion. En effet, la première vague de confinement a surtout été envisagée par l’absence de préparation du gouvernement face au covid-19 et à la pénurie de masque qui aurait pu être évité.

Enjeux des achats indirects
Enjeux des achats indirects : exemple de gestion des masques du Covid-19

C’est exactement l’objectif de la MRO : empêcher la pénurie et le blocage de la chaine de production

Que se passe t’il lorsque l’on néglige ses achats indirects ?

Les dépenses de MRO peuvent généralement représenter entre 5 et 10 % du coût des biens vendus selon le site spécialisé supplychaingamechanger.com [1]. Cela peut sembler peu, ce qui est souvent la raison pour laquelle on n’y accorde pas beaucoup d’attention.

La gestion des achats indirects est clé : ce type de fournitures peut avoir un impact négatif phénoménal sur l’entreprise, lorsqu’elles viennent à manquer.

Industries pharmaceutiques

Si vous êtes à court d’un produit chimique, d’un outil ou d’un élément vital utilisé dans l’équipement qui fait partie du processus de production, vous pouvez arrêter votre chaîne de production immédiatement.

Achats indirects et industries

Si vous arrêtez votre chaîne de production et que vous ne pouvez pas la remettre en marche en raison de l’absence d’un élément de réparation, vous pouvez avoir des centaines d’employés qui se tournent les pouces, vous manquerez des livraisons aux clients, vous perdrez des revenus et vous encourrez des pénalités pour absence de performance, et vous perdrez de l’argent et vous perdrez de la trésorerie.

MRO aéronautique ou dans le domaine du spectacle

Si vous êtes à court d’un article de sécurité ou d’un équipement de sécurité, vous pouvez immédiatement mettre en danger la vie des gens. La MRO est très importante dans le domaine de l’aéronautique. En effet, il suffit d’une pièce manquante sur un avion pour perturber un aéroport

Pourquoi la MRO est-elle si difficile à contrôler ?

L’entretien du matériel et les réparations nécessaires englobent d’innombrables tâches et produits, dispersés parmi une multitude de fournisseurs. Les services achats se retrouvent donc submergés de centaines de références différentes pour une seule catégorie d’achats.

La MRO est en plus prise en compte par plusieurs départements de l’entreprise, chaque site faisant généralement ses propres achats selon ses propres besoins.

La gestion de sa MRO – en tant que discipline transversale – peut devenir un vrai casse-tête sans des outils appropriés. Optimiser les achats indirects est une façon d’éliminer les coûts superflus qui plombent la bilan annuel

Comment optimiser ses achats indirects via la MRO ?

La MRO c’est donc une catégorie d’achats indirects incontournable mais également éparpillée en différents points, ce qui rend sa gestion compliquée. En résulte une mauvaise visibilité sur les dépenses, une multiplication des opérations à faible valeur ajoutée, une consommation excessive et une difficulté à rassembler toutes les données.

La maîtrise des achats indirects, et en particulier des MRO, représente pourtant une source importante d’économies pour l’entreprise et doit donc être prise au sérieux.

Maîtriser les transactions MRO c’est obtenir un gain de temps et d’argent conséquent, et donc une meilleure productivité, de meilleures performances et une plus grande compétitivité.

Une stratégie en 3 temps

Le secret pour reprendre le contrôle sur les dépenses liées à la MRO ? Adopter une stratégie achats reposant sur 3 points principaux (source : Infographie MRO)

  • la mise en place de solutions d’achats digitales
  • externalisation de la responsabilité des achats indirects aux fournisseurs
  • la limitation de ces fournisseurs au strict minimum.
gestion de la MRO
les petites mains sot celles qui tiennent les grandes entreprises

La mise en place d’une stratégie digitale via l’e-procurement

Le premier palier à atteindre pour reprendre la main sur ses transactions MRO c’est la mise en place de solutions d’achats digitales.

Devenues indispensables, ces solutions e-procurement (gestion des contrats fournisseurs) permettent une vision globale, des transactions facilités et une centralisation des dépenses. Dans le cas de la MRO, l’utilisation de Punch-Out s’avère particulièrement pertinente.

Connecté au système e-procurement de l’entreprise, l’interface du Punch-Out permet d’accéder à l’offre mise à jour en temps réel du fournisseur (produits disponibles, état des stocks, réductions, délais de livraison…). Tout est automatisé, les opérations achats s’en retrouvant ainsi facilitées, plus rapides et mieux contrôlées.

Responsabiliser les vendeurs par le VMI

Dans un deuxième temps, il s’agira de confier la responsabilité des stocks aux fournisseurs eux-mêmes. Là encore, les processus achats n’en seront que plus simples, la visibilité sur les besoins plus précise et les dépenses mieux contrôlées.

La mise en place de programme VMI (Vendor Managed Inventory) permet d’obtenir en moyenne 20 % de consommation en moins.

Limiter ses fournisseurs

Enfin, pour optimiser la gestion de la MRO il va être indispensable de réduire le nombre de fournisseurs. Cela permettra de mieux centraliser les transactions et d’en avoir une visibilité accrue.

L’idée est donc d’effectuer un tri pour ne conserver que les fournisseurs proposant une large offre de produits, avec lesquels il sera également intéressant de mettre en place des partenariats.

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