Comment réaliser un cahier des charges ERP bien rédigé ?

Au regard de la forte concurrence en vogue dans le milieu commercial, les entreprises ont besoin d’avoir une vue globale sur leur fonctionnement. Les outils ERP couplés aux technologies du Big Data ont beaucoup aidé les dirigeants dans leurs prise de décision. La mise en place d’un ERP est une étape stratégique pour une entreprise. L’objectif étant d’optimiser l’organisation interne de la structure ainsi que les interactions avec leurs clients, prospects et partenaires. Elles doivent également améliorer les flux d’informations et mutualiser les données pour un meilleur rendement des collaborateurs. Autant de tâches complexes qui ne sauraient être bien réalisées, sans l’exploitation d’un logiciel ERP.

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Toutefois, l’aboutissement de cette transition digitale est garanti par la conception d’une application adaptée aux besoins du maître d’ouvrage. Comment justement y parvenir ? Le cahier des charges ERP est une des clés du problème. Focus sur les secrets de la mise en place d’un projet ERP réussi.

Qu’est-ce qu’un projet ERP ?

L’acronyme ERP est dérivé de l’expression anglaise «Enterprise Ressource Planning ». Comme son nom l’indique, ce progiciel de gestion intégré est doté de différentes fonctionnalités utiles pour la planification en entreprise. Plus concrètement, un logiciel ERP sert à la gestion comptable, commerciale, et à celle des ressources humaines. Les dirigeants en ont également besoin pour des prises de décision éclairées.

L’ERP est aussi appelé un progiciel de Gestion Intégré (PGI) ; cet outil propose une multitude de fonctionnalités pratiques pour les managers et stratégiques pour les dirigeants . Comme indiqué précédemment, la mise en place d’un ERP comprend plusieurs enjeux :

1. Organiser et structurer les données de l’entreprise : en structurant les données des clients et des partenaires, l’ERP permet d’accroître la visibilité du parcours client. Avoir ce genre d’informations « à portée de clic » est un vrai atout pour l’ensemble des collaborateurs qui dispose alors d’une vue à 360 sur la problématique à traiter. Mutualiser les données de l’entreprise est devenu indispensable.
   
2. Accroître la performance des équipes commerciales : il est nécessaire de faire circuler les informations essentielles entre les équipes commerciales, technique ou de relation client. Avoir les bonnes informations au bon moment permet d’être plus performant lorsque l’on cherche à solutionner un problème

C’est pour ces deux raisons que l’ERP existe. Tout bon CXO vous le dira : on ne prévoit pas la mise en place d’un ERP sans la rédaction d’un cahier des charges solide.

La rédaction d’un cahier des charges ERP

Cependant, avant de se procurer le dernier PGI à la mode, l’élaboration d’un cahier de charges ERP est indispensable. Quels sont les rubriques d’un tel document ?

Rédiger les besoins fonctionnels de l’entreprise

L’idée de rédiger un cahier des charges ERP découle de la nécessité de personnaliser son ERP, pour plus d’efficacité. Dans cette perspective, la structure bénéficiaire devra se faire assister d’un spécialiste. En effet, grâce à l’expertise de ce dernier, le maître d’ouvrage parviendra à concevoir et prioriser ses attentes pour un fonctionnement optimal.

Elles seront déterminées en fonction de la taille, du secteur d’activité, des perspectives de la firme et des besoins de chacun de ses départements. Celles-ci peuvent s’exprimer en termes de fiabilité des statistiques commerciales, d’automatisation des tâches manuelles, de la traçabilité des produits et d’un suivi rigoureux de carrière.

Qui rédige le cahier des charges ERP ?

Le cahier des charges ERP est généralement rédigé par le responsable de projet, car cette personne est la plus à même de récolter les informations sur l’existant. Dans d’autres cas, l’entreprise peut faire appel à un manager de transition. Ce dernier sera en mesure de prendre un certain recul sur le projet et d’évaluer le travail à accomplir pour la mise en place d’un projet fonctionnel

Réaliser un audit de l’existant

La mise en place d’un projet ERP peut intervenir dans le cadre de l’amélioration du système d’information existant. Le cas échéant, le cahier de charges ERP renseigne à propos de la qualité de l’infrastructure matérielle disponible et des logiciels déjà utilisés. Cette rubrique présente également l’effectif des utilisateurs et le volume des données à traiter.

La définition d’un budget

Pour réussir son projet ERP, l’entreprise doit également prévoir un budget à y consacrer. Cela est d’autant crucial qu’un tel processus peut nécessiter des investissements importants, surtout s’il a lieu à l’entame de la transformation numérique de la société.

L’entreprise devra donc savoir à quoi s’attendre et informer les prestataires ERP de sa disponibilité financière. Sous l’éclairage du consultant, le maître d’ouvrage précise alors les postes de cette rubrique de son cahier de charges ERP.

Il peut s’agir entre autres des coûts de licence, d’installation et de maintenance de l’outil ERP. Les prix des modules supplémentaires et de la formation des utilisateurs y figurent également.

La définition du profil du prestataire ERP

Pour satisfaire la forte demande des entreprises, les éditeurs de logiciel ERP proposent une variété de solutions. Malheureusement, toutes ne correspondent pas aux besoins des clients. Par conséquent, l’élaboration d’un cahier de charges ERP permet d’ores et déjà de décider vers quels prestataires se tourner. Ainsi, grâce à l’expérience du consultant, un profil du fournisseur idéal est défini. Le but de cette phase est de gagner du temps lors de la prospection, en évitant des offres inadaptées. Par ailleurs, les solutions sur-mesure sont à privilégier.
La comparaison des offres

Conclusion

Avant la sélection définitive d’un logiciel ERP, il importe de comparer les différentes propositions présélectionnées. À ce titre, le cahier de charges ERP sera une fois de plus utile. En réalité, l’expert s’en servira pour déterminer les offres compatibles au budget de l’entreprise. Le choix final se fera alors sur les bases du meilleur rapport qualité-prix, avec en priorité le programme le plus fonctionnel pour l’entreprise. Pour la réussite de son projet ERP, il faudra donc éviter de se baser uniquement sur les prix proposés par le prestataire.